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uDesk Updates Januar 2026

Gleich zwei grössere Updates prägen uDesk im Januar 2026. 🥳

Eine Neuerung betrifft die sogenannten Aufgabenlisten. Diese ersetzen die bisherigen Checklisten und Pendenzen. Das andere Update verbessert das Modul «Rechnungen» in vielen Punkten und macht das Inkasso für uDesk-Nutzer/innen nochmals um Welten einfacher.

Ganz im Sinne «Was mit einem Klick möglich ist, macht uDesk mit einem Klick möglich».

Aber hallo erstmal, falls du neu hier bist.

Falls du auf der Suche nach einer Lösung bist, welche dir als Selbständiger oder kleinem Unternehmen ganz viele nützliche Tools für deine Administration und für deine Finanzen bietet, dann bist du hier genau richtig.

uDesk ist eine Business-Plattform für Leute genau wie dich!

Da uDesk auch im Jahr 2026 immer noch relativ jung ist, bist du als Nutzer/in herzlich eingeladen, die Plattform nicht nur zu gebrauchen, sondern auch aktiv mitzubestimmen, wie sie sich weiterentwickelt. Denn nur die für euch perfekte Plattform ist gut genug. 🙌🏻

Aufgabenlisten ersetzen Checklisten und Pendenzen

Die bisherigen «Checklisten» und «Pendenzen» wurden durch «Aufgaben-Listen» ersetzt.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Du kannst Aufgaben-Listen unter «Projekten» und unter «Aufgaben» erstellen.
  • Du kannst beliebig viele Aufgaben einer Liste zuordnen.
  • Du kannst einzelne Aufgaben in verschiedene Listen zuordnen.
  • Du kannst Listen im Sideboard anheften.
  • Du kannst auch Aufgaben-Listen für Termine in der Agenda und für Support-Tickets erstellen.

Sinn und Zweck der Aufgaben-Listen

Aufgaben-Listen sind eine Ansammlung an einzelnen Aufgaben in einer definierten Reihenfolge.

(Schöne Definition nicht?)

Man könnte auch von To-Do-Listen sprechen.

Bei uDesk sind sie jedoch auch:

  • Checklisten,
  • Einzelne Prozessschritte,
  • Sammlung einzelner Aufgaben für Pendenzen,
  • Sammlung einzelner Aufgaben für Termine,
  • Sammlung einzelner Aufgaben für Support-Tickets.

Kurzum: Wann immer Aufgaben gebündelt werden, sind sie ab jetzt Aufgaben-Listen.

Und dies, anstatt Checklisten, Pendenzen, To-Do-Listen, Wochen-Ziele und ja, einst gab es sogenannte Routinen. Im Grunde immer dasselbe mit anderen Namen.

Darum ab jetzt: Aufgaben-Listen.

Mehrere Verbesserungen der Rechnungen

Magst du Rechnungen schreiben?

Falls nicht, uDesk automatisiert Rechnungen beinahe komplett.

Klingt wie ein Traum, ist aber Realität.

Die Weiterentwicklung des Moduls «Rechnungen» im Update vom Januar 2026 ermöglicht es tatsächlich, Rechnungen komplett automatisiert erstellen zu lassen und in nur einer Minute zu versenden.

Nicht nur das: sie wird auch gleichzeitig komplett verbucht.

Dies ist möglich, dank den folgenden Verbesserungen/Weiterentwicklungen:

Autom. Verbuchung der MWST bei Rechnungsversand

Ab sofort werden die MWST beim Rechnungsversand gebucht. Voraussetzung: Das spezielle Konto «Geschuldete MWST» ist definiert. Dazu musst du lediglich einmal in den Grund-Settings einstellen

a) welche Abrechnungs-Methode du verwendest,

b) welche Konten du für die Verbuchung der MWST verwendest.

Der Rest passiert fortan automatisch, egal ob Saldo- oder effektive Methode, egal ob Berechnung nach Brutto- oder Netto-Prinzip.

Separate Ertragskonten für einzelne Rechnungspositionen (inkl. autom. Verbuchung)

Eine Rechnung betrifft mehrere Ertragskonten?

Z. B. weil du sowohl Dienstleistungserträge erzielst, aber gleichzeitig auch Lizenzen weiterverrechnest?

Kannst du ab sofort bei der Rechnungsposition eingeben und es wird automatisch verbucht.

Autom. Verbuchung der Nebenleistungen (Porto und Versand) bei Rechnungsversand

Automatische Verbuchung zum Dritten: 

Du hast Nebenleistungen, die du in Rechnung stellen willst?

Auch die Nebenleistungen werden ab jetzt verbucht. Dafür musst du das spezielle Konto «Erlöse aus Nebenleistungen» in den Settings für Buchhaltung festlegen.

Kommen wir aber zu den eigentlichen Automatisierungs-Turbos.

Mit ein paar kleinen, aber feinen Neuerungen, können Rechnungen jetzt definitiv vollumfänglich automatisch erstellt werden und zwar wirklich ohne, dass noch ein Feinschliff notwendig ist.

Insbesondere all die kleinen Texte, die eine jede Rechnung beinhaltet, können allzu oft Mikro-Anpassungen erforderlich machen.

Damit ist Schluss! Schauen wir rein:

Standard-Texte für Duzen/Siezen

Manchmal reichen Standard-Texte eben nicht, nämlich dann, wenn die Sprache im Vorhinein zwei Varianten verlangt.

Darum steht dir neu auch Standard-Texte für die Kommunikation per «Du» zur Verfügung.

Diese werden automatisch übernommen für die regelmässigen und automatisch erstellten Rechnungen für deine Kontakte. Denn für diese steht neu ebenfalls das Standard-Feld «Duzen» zur Verfügung (weiter unten mehr dazu).

Platzhalter für die Standard-Texte

Neu kannst du deine Standard-Texte mit Platzhalter vorbereiten.

Aktuell stehen folgende Platzhalter zur Verfügung

  • Vorname
  • Nachname
  • Anrede
  • Förmliche Anrede (Sehr geehrte/r Herr/Frau)

Setzt du diese Platzhalter in die Standard-Texte ein, werden sie direkt aus den Daten deiner Kontakte übernommen und ersetzt.

Datum gemäss Versandzeitpunkt

Hast du auch schon mal eine Rechnung erst am Folgetag versendet?

Dann hat dich bestimmt auch genervt, dass du sowohl das Rechnungsdatum, wie auch die Zahlungsfrist anpassen musstest.

Auch damit ist jetzt Schluss.

Denn ab sofort kannst du bei einer Rechnung einfach einstellen, dass «Datum und Zahlungsfrist bei Versand gesetzt» werden.

Neu: Status «Entwurf» und «Versandbereit»

Übersicht verloren, welche Rechnung bereit für den Versand ist?

Auch dafür haben wir neu eine praktische Lösung:

Für Rechnungen gibt es nämlich neu den Status «Entwurf» und «Versandbereit».

Auch im Team verliert ihr so nie den Überblick, welche Rechnung noch bearbeitet bzw. kontrolliert werden muss.

Rechnung direkt aus dem Bearbeitungs-Fenster senden

Wenn du willst, kannst du die Rechnungen direkt im Bearbeitungs-Fenster versenden.

Dafür findest du oben den aktuellen Status der Rechnung mit der entsprechenden Auswahlmöglichkeit.

Und natürlich kannst du auch hier die Rechnung wie gewohnt nochmals kontrollieren:

Mailtext bearbeiten vor Versand

Aber nicht nur.

Neu kannst du den E-Mail-Text vor dem Versenden bearbeiten.

Klicke dafür einfach auf den Text und passe an, was nötig ist.

(auch wenn das ja mittlerweile kaum noch der Fall sein dürfte 😉)

CC und BCC beim Versand

Zu guter Letzt: 

Nebst dem Haupt-Empfänger kannst du neu noch weitere Empfänger als CC und BCC eingeben.

Weitere Neuerungen

Neues Standard-Feld «Duzen» für Kontakt

Last but not least, für Kontakte kannst du neu hinterlegen, ob du mit ihnen per «Du» bist.

Das wirkt sich - wie gelesen - auf die Rechnungen aus, aber auch auf diverse andere Features z.B. im CRM.

Aber dazu ein ander Mal mehr. Viel mehr 🤩

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