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uDesk-Handbuch: ToDo-Listen

uDesk ist eine Business-Plattform und richtet sich an Selbstständige aus der Schweiz. Es bietet verschiedene Funktionen, welche den administrativen, organisatorischen und finanziellen Alltag erleichtern sollen.

So ermöglicht uDesk unter anderem, To-Do-Listen zu führen. 


Das wichtigste in Kürze

Aufgaben kannst du jederzeit über diverse Knöpfe erfassen (Screenshots folgen gleich). Dabei kannst du dir notieren, was du zu erledigen hast.

Typischerweise wirst du die Aufgaben deinen Projekten zuordnen.

Die Aufgaben findest du dann im Dashboard und unter dem Menüpunkt «Aufgaben».

Falls du Aufgaben hast, die regelmässig neu anfallen, kannst du sogenannte «regelmässige Aufgaben» erstellen. Diese Option wird dir die Aufgaben automatisch in einem von dir bestimmten Zyklus erstellen.

Nebst Aufgaben bietet uDesk auch Checklisten. Der Unterschied wird später in diesem Artikel erklärt.

Aufgaben erstellen

Die einfachste Möglichkeit, eine Aufgabe zu erstellen, findest du im Projekte-Menü oben links.

Der erste Button neben deinen Projekten bringt dich zum Aufgaben-erstellen Fenster.

Einen weiteren Button findest du im Dashboard, unter Aufgaben oder in der Projekt-Übersicht. Dort ist ein Button oben links bei der Aufgaben-Übersicht.

Wenn du eine bestehende Aufgabe editieren möchtest, klickst du in der Aufgaben-Übersicht auf den «Editieren»-Button mit dem Stift.

Sobald du einen der Buttons klickst, öffnet sich das Aufgaben-Fenster. Hier kannst du Aufgaben erfassen oder editieren.


Das einzige Pflichtfeld ist hier die Aufgabe selbst, also den Text dafür.

Die Eigenschaften «Priorität», «So bald wie möglich» und «Deadline» beeinflussen die Reihenfolge in der To-Do-Liste bzw. bei der Auswahl, falls du dir im Dashboard eine zufällige Aufgabe aussuchen lässt.

Es kann sein, dass du eine Aufgabe mehrmals durchführen musst. In diesem Fall kannst du «Wie oft» entsprechend anpassen. Die Aufgabe gilt dann erst als erledigt, wenn du sie entsprechend oft «gechecked» hast.

Wenn du eine URL eingibst, wird die Aufgabe in der Übersicht damit verlinkt. Dies ist zum Beispiel nützlich, wenn die Aufgabe mit Social-Media zu tun hat.

Zu guter letzt musst du die Aufgabe natürlich speichern. Klicke dafür auf «Speichern» oder «Speichern & Next». Letzterer Button bewirkt, dass das Fenster geöffnet bleibt und du sofort die nächste Aufgabe erfassen kannst.

Speed-Tipp: Mit Ctrl + S bzw. Ctrl + A steuerst du die beiden Speicher-Buttons an.

Übersicht ToDo-Listen

Im Dashboard, unter «Aufgaben» und in den Projekt-Übersichten findest du die To-Do-Listen.

Hier hast du diverse Möglichkeiten für deine Aufgaben:

1. Mit Mehrfach-Auswahl mehrere Aufgaben bearbeiten

Die Checkboxen (nur auf dem Desktop) ganz links ermöglichen es dir, mehrere Aufgaben miteinander zu editieren (oder löschen)

2. Priorität ändern

Aufgaben sind plötzlich wichtiger (oder weniger wichtig)?

Mit einem Klick auf die Sternen änderst du die Priorität.

3. Als «Sobald wie möglich» markieren

Manche Aufgaben haben Eile.

Du kannst sie entsprechend markieren, mit der Checkbox unter dem Ausrufezeichen.

4. Als Erledigt markieren

Ist die Aufgabe erledigt, darfst du das grüne Häkchen klicken.

(Du darfst natürlich auch sonst, aber das ist dir überlassen 😜)

Sobald Ist = Soll ist (das «Wie oft» einer Aufgabe darf ja mehr als einmal betragen) wird die Aufgabe als erledigt markiert. Du findest sie dann unter «Aufgaben» im Reiter «Erledigte Aufgaben».

5. Aufgaben editieren

Der zweite Button erlaubt es dir, Aufgaben zu editieren.

6. Aufgaben löschen

Mit dem roten Abfalleimer Button kannst du Aufgaben löschen.

Du wirst aufgefordert, die Löschung zu bestätigen, sodass du dich nicht verklicken kannst.

Regelmässige Aufgaben

Musst du Aufgaben in regelmässigen Abständen immer wieder erledigen, kannst du dafür regelmässige Aufgaben erstellen.

Klicke dafür unter «Aufgaben» auf den Reiter «Regelmässige Aufgaben».

Auch hier findest du neben dem Titel ein Plus-Button.

Die Optionen der zu erstellenden Aufgabe sind die gleichen, wie bei den Aufgaben selbst.

Zusätzlich musst du definieren, wann die Aufgabe erstellt werden soll. Es sehr aktuell zur Verfügung:

  • Täglich
  • Zu Beginn einer Woche
  • An bestimmten Wochentage (Mo - So)
  • Zu Beginn eines Monats
  • An bestimmten Kalendertagen (1. - 31. eines Monats)

Mit «Nachträglich erstellen» bestimmst du, ob eine Aufgabe auch dann erstellt wird, wenn du am vorgesehenen Tag nicht aktiv auf uDesk bist.

Als Letztes legst du fest, was passiert, wenn die Aufgabe nicht erledigt ist, wenn sie eigentlich bereits wieder erstellt werden sollte. Dafür wählst du zwischen:

  • Eine zusätzliche Aufgabe erstellen
  • Das Soll erhöhen.
  • Aufgabe neu beginnen (Stand auf 0 setzen)
  • Keine neue Aufgabe erstellen

Speichern nicht vergessen 😉

Aufgaben vs. Checklisten

Nebst To-Do-Listen bietet uDesk auch Checklisten.

Der Unterschied besteht darin, dass in Checklisten die Aufgaben eine Einheit bilden und damit auch Abläufe eines Prozesses abbilden können.

Ein Vorteil von Checklisten besteht darin, dass Vorlagen erstellt werden können, welche dann immer wieder herangezogen werden können.

Näheres zu Checklisten wird bald in einem separaten Artikel beschrieben.

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