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uDesk-Handbuch: Rechnungen

Du schreibst regelmässig Rechnungen und verwendest dafür noch immer deine Word-Vorlage?

Dann wird unsere Business-Plattform uDesk eine spannende Möglichkeit für dich bereit haben. Nebst diversen weiteren Features wird dir als Selbstständige/r oder KMU besonders unser Feature «Rechnungen» viel Arbeit abnehmen.

Statt Mühsam alles von Hand anzupassen, erstellst du künftig Rechnung mit wenigen Klicks. Nicht nur das, du kannst sie auch gleich versenden und automatisch buchen lassen. Teste uDesk 30 Tage kostenlos und unverbindlich.

Das Wichtigste in Kürze

Mit uDesk kannst du Rechnungen komplett als versandfertiges PDF erstellen, inkl. dem Schweizerischen QR-Einzahlungsschein.

Du kannst Rechnungen jederzeit:

  • Erstellen,
  • Editieren,
  • Versenden,
  • Abschliessen,
  • Löschen.

Dabei setzt sich jede Rechnung aus folgenden Teilen zusammen:

  1. Allgemeinem, mit den Pflichtangaben Rechnungsdatum, Zahlungsfrist und, falls automatische Buchungen erwünscht sind, dem Ertragskonto für die Buchhaltung.
  2. E-Mail, mit der Pflichtangabe Betreff für den E-Mail-Versand.
  3. Kunde, hier sind: Anrede, Vor- und Nachname, Adresse und E-Mail Pflicht.
  4. Leistungen, wobei mindestens eine Leistung in Rechnung gestellt werden muss.
  5. Gesamtrabatt & Sonderkosten, optional.
  6. Zeit-Reporting, optional.
  7. Zahlungsplan, optional.

Für die meisten Pflichtangaben lassen sich Standard-Werte hinterlegen, sodass die Erstellung möglichst effizient ist. Auch Leistungen lassen sich als Vorlagen erstellen, sodass man sie in jede neue Rechnung kopieren kann. Dazu später mehr.

Eine Rechnung erstellen

Um eine neue Rechnung zu erstellen, klickt man unter Rechnungen auf das grosse Plus neben dem Titel.

Anschliessend ist man schon mitten im Prozess und du findest dich im Editier-Modus mit folgener Menü-Leiste:

1. Allgemein

Unter «Allgemein» legst du folgende Werte fest:

  • Rechnungsdatum: Das Datum der Rechnung.
  • Zahlbar bis: Zahlungsfrist für deine Kunden. Du kannst deine Standart-Frist unter Settings festlegen, so dass dieses Datum nicht selbst ermitteln musst.
  • Ertragskonto: Falls du in der Buchhaltung deine Ertragskonten für deine Dienstleistungen hinterlegt hast, kannst du die Rechnung mit dem passenden Konto verknüpfen.
  • Bezeichnung der PDF: So wird die PDF-Datei benannt sein.
  • Der Einleitungs-Text in der PDF
  • Der Abschluss-Text in der PDF

Übrigens: Wenn du auf die einzelnen Felder klickst, wird dir rechts jeweils angezeigt, wo du dich gerade befindest.

2. E-Mail

Unter diesem Punkt erstellst du die E-Mail, mit welcher du deine Rechnung später versenden kannst. Die Rechnung selbst wird im Anhang mitgesendet. Eine Übersicht der Rechnungspositionen wird im E-Mail-Text automatisch erstellt. Du kannst hier die E-Mail weiter ergänzen.

  • Betreff
  • Text E-Mail
  • Text Zahlungserinnerung: Sobald die Zahlungsfrist durch ist, kannst du in der Übersicht die Rechnung erneut als Zahlungserinnerung versenden. Bei der Zahlungserinnerung wird dieser Text verwendet.

3. Kunde

Dieser Abschnitt dürfte selbsterklärend sein. Hier musst du die Daten deines Kunden eingeben. Sofern du deinen Kunden unter «Kontakte» gespeichert hast, kannst du ihn hier auch einfügen.

4. Leistungen

Endlich darfst du deine Leistungen erfassen: 🤑

Du kannst beliebig viele Leistungen erfassen, klicke für zusätzliche Leistungen einfach auf den unteren Button «+ Leistung».

Dann musst du mindestens die Bezeichnung und den Preis eingeben.

Falls du MWST-pflichtig bist, musst du zusätzlich den MWST-Steuersatz eingeben.

Du kannst zusätzlich eine Menge mit und ohne Einheit eingeben. z. B. 1.75 h.

Ausserdem kannst du einen Rabatt für diese Einzelposition geben. Alternativ kannst du aber auch einen Gesamtrabatt im nächsten Punkt eingeben:

5. Gesamtrabatt & Sonderkosten

Unter diesem Punkt kannst du einen Gesamtrabatt erfassen, sowie Sonderkosten.

Falls du MWST-pflichtig bist, ist es wichtig, dass du die Sonderkosten hier erfasst, denn die MWST der Sonderkosten wird anteilig auf die Leistungen verteilt, sollten verschiedene Leistungen verschiedene Steuersätze haben.

6. Zeit-Reporting

Wenn du möchtest, kannst du mit deiner Rechnung gleich ein Zeit-Reporting mitsenden.

Dafür müssen lediglich deine Arbeitszeiten erfasst sein.

Lege dafür folgende Punkte fest:

  1. Zeitraum: Erfasst Arbeitsstunden von wann bis wann sollen ausgewiesen werden?
  2. Rundung: Wähle zwischen Rundung auf Minute, 5 Minuten, 15 Minuten oder 30 Minuten. Oder verzichte auf die Rundung.
  3. Projekt: Die Arbeitszeiten von welchem Projekt sollen ausgewiesen werden?
  4. Spalten: Welche Spalten sollen im Reporting angezeigt werden?

7. Zahlungsplan

Auch hier kannst du selbst entscheiden, ob du diese letzte Option nutzen möchtest: der Zahlungsplan.

Du kannst die geforderten Zahlungen unterteilen. Typischerweise nutzt du diese Möglichkeit für Anzahlungen.

Die Summe sollte natürlich stimmen, aber dabei hilft dir das Tool.

Die einzelnen Zahlungen kannst du als «Fällig», «Nicht fällig» oder «Bezahlt» markieren.

Immer wenn du eine Rechnung verschickst, werden die fälligen Beträge im Einzahlungsschein eingefügt.

Zu guter Letzt: Speichern nicht vergessen 😉

Die Hauptübersicht

Nun findest du deine neue Rechnung in der Hauptübersicht (also wenn du auf den Menü-Button «Rechnungen» klickst).

Hier kannst du die Rechnungen versenden und als bezahlt markieren.

Sobald eine Rechnung abgeschlossen ist, also die Rechnung selbst oder sämtliche Teil-Zahlungen als bezahlt markiert sind, wird die Rechnung in den Reiter «Abgeschlossene Rechnungen» verschoben.

Optionen für Rechnungen

In der Übersicht findest du folgende Optionen für deine Rechnungen:

  1. Editieren: Du kannst deine Rechnungen jederzeit bearbeiten (auch abgeschlossene)
  2. PDF öffnen: Schau dir die generierte Rechnung an.
  3. Rechnung versenden: Sende die Rechnung an den/die Empfänger/in
  4. Markiere die Rechnung als «bezahlt» (oder als «ausgefallen»)
  5. Lösche die Rechnung

Automatische Verbuchung

Bei Versand und bei Zahlungen von Rechnungen erstellt das System automatisch Buchungssätze.

Allerdings nur, wenn du in den Buchhaltung-Settings unter «Spezialkonten» folgende Konten definierst:

  1. Konto für Forderungen (Debitoren)
  2. Ertragskonten für Forderungen (mehrere möglich)
  3. Debitorenverluste (Verluste aus Forderungen)

Die Settings für die Buchhaltung findest du, wenn du oben rechts auf das Zahnrad klickst:

Settings für Rechnungen

Im gleichen Dropdown findest du eines darüber die Settings für Rechnungen (und auch Offerten).

Hier kannst du folgende Dinge festlegen:

  1. Allgemeines
  2. Bankangaben
  3. Standarttexte
  4. Vorlagen für Leistungen

1. Allgemeines

Unter «Allgemeines» solltest du festlegen:

  1. Ob du mehrwertsteuerpflichtig bist,
  2. Welche deine standardmässige Zahlungsfrist bei Rechnungen ist,
  3. Welche Einheiten/Sorten du für deine Leistungen verwendest. (Die nicht verwendeten Sorten werden ausgeblendet, das macht die Arbeit angenehmer)

2. Bankangaben

Damit deine Rechnung komplett ist, solltest du sämtliche Bank-Angaben erfassen.

Damit in der Rechnung ein QR-Einzahlungsschein erstellt werden kann, braucht es zwingend eine gültige IBAN. Du brauchst hier keine spezielle IBAN, es sind alle in der Schweiz gültigen IBAN möglich.

3. Standarttexte

Sicherlich möchtest du die Texte in deinen Rechnungen nicht ständig von Vorn verfassen.

Hier bringt der Punkt «Standardtexte» Abhilfe.

Die Texte, welche du hier eingibst, werden anschliessen in jeder neuen Rechnung sofort eingefügt.

Du kannst Standardtexte erstellen für:

  • Die E-Mail, die Zahlungserinnerung, die Einleitung und der Abschluss deiner Rechnungen.
  • Die E-Mail, die Einleitung, den Abschlusstext und die Konditionen in deinen Offerten.

4. Vorlagen Leistungen

Indem du auf den Plus-Button neben dem Titel «Vorlagen für Leistungen» klickst, kannst du entsprechende Vorlagen erstellen. Du kannst sie später jederzeit editieren oder löschen - ohne, dass dies Auswirkungen auf bestehende Rechnungen und Offerten hat.

Ist das genau das, was du gesucht hast?


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