uDesk-Handbuch: Projekte

Stand: 27. August 2024

Dieser Artikel erklärt die Projekte in uDesk. Lerne, wie du aus uDesk das Maximum herausholst.

Das wichtigste in Kürze

Projekte bilden die Grundlage der Organisation in uDesk.

Für Projekte kannst du Aufgaben, Notizen und Arbeitszeiten erfassen.

Für Projekte kannst du eigene sogenannte «Tätigkeiten» definieren, wie z.B.:

  • Programmieren,
  • Beratung 1:1,
  • Design-Arbeit,
  • etc.

Aufgaben, Notizen und Arbeitszeiten

Aufgaben, Notizen und Arbeitszeiten können den Projekten zugeordnet werden. In den jeweiligen Übersichten kannst du diese nach den Projekten anzeigen lassen.

Arbeitszeiten kannst du ausserdem mit den «Tätigkeiten» verknüpfen. So kannst du später genaue Statistiken darüber erstellen, wofür du wie viel Zeit aufgewendet hast.

Im Projekte-Hauptmenü findest stets die Möglichkeit, für deine Projekte neue Aufgaben, Notizen und Arbeitszeiten zu erfassen.

Projekte erstellen

Ein Projekt ist ganz einfach erstellt.

Klicke im Projekte-Hauptmenü auf «Projektübersicht», so gelangst du zur Projekte-Übersicht.

Nun klickst du auf das grosse grüne Plus neben dem Haupttitel.

Es erscheint ein Fenster, indem du 3 Felder ausfüllen kannst.

1. Name
Gib deinem Projekt einen Namen (du kannst ihn jederzeit ändern).

2. Priorität
Du kannst später uDesk für die nächste Aufgabe aus deinen ToDo-Listen wählen lassen. Da spielt die Priorität des Projektes eine Rolle.

3. Farbe
Damit du die Projekte schnell erkennst, kannst du ihnen eine Farbe geben.


Dann klicke auf «Weiter»

Im nächsten Schritt kannst du beliebig viele «Tätigkeiten» für das Projekt eingeben. Das kannst du aber auch später machen.

Klicke wieder auf «Weiter» und du gelangst zu finalen Schritt:

Wenn du möchtest, kannst du für das Projekt sofort einen neuen Kunden erfassen. Dieser Schritt ist optional. Es hat sich jedoch gezeigt, dass es praktisch ist, wenn man dies gleich mit dem neuen Projekt macht.

Jetzt noch «Speichern» und das neue Projekt ist bereit.

Projektgruppen

Mit Projektgruppen sortierst du die Projekte sowohl im Projekte-Hauptmenü als auch im Dashboard, indem du die Projekte deinen Projektgruppen zufügst und sortierst.

Aber der Reihe nach...

Zunächst: Projektgruppen definierst du in den allgemeinen Settings.

In den allgemeinen Einstellungen kannst du Projekt-Gruppen erstellen, indem du auf den grünen Button mit dem Plus-Zeichen klickst.

Hier kommen wir zu einem spannenden Feature:

Du kannst hier deine Woche planen.

Konkret bedeutet das, dass du z. B. festlegen kannst, dass du jeweils Werktags zwischen 08:00 - 12:00 Uhr Kundenprojekte bearbeitest.

Dazu müsstest du:

  1. Die Projekt-Gruppe «Kundenprojekte» erstellen.
  2. In der Wochenplanung die Zeit wie folgt reservieren:

Du findest diese Planung in der Agenda.

Aber vor allem hat sie einen Einfluss auf das Dashboard.

Wenn du jetzt nämlich an einem Montag um 09:00 Uhr im Dashboard die Projekte auf den Default-Wert setzt, werden alle Projekte ausgewählt, welche der Kategorie «Kundenprojekte» zugeordnet sind.

Blick ins Dashboard:

Projekte kannst du übrigens in der Projekte-Übersicht per Drag & Drop den Projektgruppen zuordnen.

Projektkategorien

Eine zweite Möglichkeit, Kategorien zu sortieren, sind die sogenannten Projektkategorien.

Projektkategorien erstellst und verwaltest du in der Projekte-Übersicht unter dem Reiter «Projektkategorien».

Im Gegensatz zu den Projektgruppen sind Projektkategorien für das Desk und nicht für einzelne User definiert. Solltest du uDesk L oder XL nutzen, dann gelten für sämtliche User die gleichen Projektkategorien.

Projektkategorien machen es möglich, Arbeitszeiten gezielt auszuwerten. Unter «Arbeitszeit» → «Charts» findest du die Möglichkeit dazu.

Noch ein weiterer Unterschied: Während Projekte nur jeweils einer Projektgruppe zugewiesen werden können, ist dies für Projektkategorien beliebig.

Optionen für Projekte

Viele Optionen gibt es für Projekte nicht.

Du kannst jederzeit den Namen ändern, Tätigkeiten erstellen und ändern, und du kannst Projekte archivieren.

Projekte löschen

Achtung!

Im Gegensatz zur Archivierung von Projekten, bedeutet Projekt löschen, wirklich löschen.

Es ist nicht möglich, den Vorgang rückgängig zu machen.

Darum wirst du selbstverständlich nochmals gefragt, wenn du auf die rote Mülltonne klickst:

Bestätigst du jetzt, wird das Projekt und sämtliche darin gespeicherten Arbeitszeiten, Notizen und Aufgaben gelöscht.

Projekte archivieren

Um ein Projekt zu archivieren, klickst du ganz einfach auf den Archiv-Button

Das geht mit einem Klick. Aber keine Sorge, es geht genauso schnell auch wieder rückwärts.

Wenn Projekte archiviert sind, hat dies nur einen geringen Einfluss, nämlich, dass sie «Vorne» nicht mehr angezeigt werden.

Alles darin Gespeicherte (Aufgaben, Notizen, Arbeitszeiten) bleibt selbstverständlich erhalten.