Sign up!

Onboarding bei uDesk

Dieser Artikel zeigt dir, wie du dein uDesk Schritt für Schritt startklar einrichtest.

Falls du noch kein Desk hast, dann registriere dich jetzt ganz einfach hier. Du kannst uDesk 30 Tage kostenlos testen.

Wie wichtigsten Schritte in der Übersicht

Zunächst schauen wir uns in diesem Artikel an, wie Projekte aufgebaut sind. Dies ist wichtig für das spätere Verständnis.

Anschliessend geht es sofort zum Setup. Dabei richten wir der Reihe nach folgende Punkte ein:

  • User- und Deskeinstellungen
  • Allgemeine Settings
  • Settings für Offerten und Rechnungen
  • Settings für die Buchhaltung
  • Buchhaltung aufsetzen
  • Das erste Projekt erstellen

1. Wie Projekte aufgebaut sind

In der Grundlogik ist ein Projekt ein Auftragsverhältnis zwischen dir und deinen Kunden.

Ein Projekt kann dabei aus mehreren Pendenzen bestehen.

Für die Erledigung einer Pendenz braucht es einen Prozess. Und ein Prozess wiederum besteht aus einzelnen Aufgaben.

Für die Erledigung der Aufgaben können Checklisten helfen.

Last but not least: Für die Kommunikation zwischen dir und deinen Kunden kannst du dir sogenannte Tickets erstellen. Tickets kommen dann zum Zug, wenn der Kunde eine Rückmeldung erwartet bzw. über den Stand eines Anliegens informiert werden möchte.

Nebst der Projektorganisation kannst du für deine Projekte ebenfalls noch Arbeitszeiten und Notizen erfassen.

All das findest du in deinem uDesk. Die einzelnen Komponenten werden dabei immer verknüpft, so dass du in deinen Projekten alles beisammen hast.

2. User- und Deskeinstellungen

Die Reihenfolge spielt tatsächlich keine Rolle, dennoch empfiehlt es sich, als erstes einmal die User- und Deskeinstellungen festzulegen.

Entsprechende Möglichkeit findest du oben rechts, beim User-Icon. Klicke hier auf Nutzerdaten.

2.1 Profilbild hochladen

Unter «Profilbild» kannst du ein Bild von dir hochladen.

Dies ist insbesondere für die Arbeit im Team nützlich, falls du eine entsprechende Version nutzt.

Falls du ein Bild von dir hochgeladen hast, erscheint es jetzt auch oben rechts. Gehe hier jetzt zum Menüpunkt «Desk».


2.2 Firmendaten erfassen

Unter dem Reiter «Firmendaten» kannst du deine Firmendaten kontrollieren und allenfalls ergänzen.

Hier kannst du ebenfalls ein Logo hochladen und deine wichtigste CI/CD Farbe wählen. Die Farbe wird in verschiedenen Dokumenten übernommen.

2.3 Versand via SMTP

Unter Firmendaten kannst du auch den E-Mail Versand via SMTP einrichten.

Dafür musst du allerdings zuerst die Daten deines E-Mail Providers herausfinden.

Die meisten E-Mail- und Server-Anbieter haben diese Informationen auf ihrer Website. Dafür einfach mal nach «[E-Mail Anbieter] SMTP» googeln.

Du brauchst:

  • die E-Mail Adresse
  • Host
  • Port (oft 465)
  • Passwort
Am besten richtest du dir vorab für uDesk eine separate E-Mail Adresse ein.

Wenn du SMTP eingerichtet hast, dann werden deine Mails über deinen eigenen E-Mail Service versendet. Ansonsten wird die Mail vom uDesk eigenen Server im Namen von dir versendet.

2.4 Team einladen

Sofern du uDesk L oder XL nutzt, kannst du hier noch die Accounts und Zugänge deiner Team-Mitglieder einrichten.

Unter dem Reiter «Team» klickst du dafür einfach auf das Plus und erteilst den einzelnen Team-Mitgliedern die Rechte nach deinen Wünschen.

Neue Team-Mitglieder erhalten automatisch eine Einladungs-Mail.

Du kannst Team-Mitglieder jederzeit löschen und ihre Rechte ändern.

3. Allgemeine Settings

Als nächstes legen wir allgemeine Einstellungen fest.

Klicke dafür oben rechts auf das Zahnrad und anschliessend auf «Allgemeines».

Hier findest du folgende Rubriken:

  • Dashboard-Einstellungen,
  • Labels,
  • Standard-Tätigkeiten,
  • Prozesse,
  • Checklisten-Vorlagen.

3.1 Dashboard

Unter dem ersten Reiter «Dashboard» kannst du folgende Punkte festlegen:

  1. Rubriken: Welche Rubriken möchtest du im Dashboard angezeigt bekommen?
  2. Pendenzen-Status: Welchen Status müssen die Pendenzen haben, welche dir im Dashboard angezeigt werden.
  3. Projekt-Gruppen: Du kannst deine Projekte in Projekt-Gruppen einteilen. Dies dient primär der Übersicht.
  4. Wochenplanung: Möchtest du, dass dir beim Briefing im Dashboard zu bestimmten Tageszeiten, andere Aufgaben angezeigt werden? Hier kannst du das steuern.

3.2 Labels

Im nächsten Reiter findest du die Labels.

Hier kannst du nach Belieben solche erstellen. Labels dienen ebenfalls primär der Übersicht. So kannst du z.B. Projekte mit diesen Labels markieren.

3.3 Standard-Tätigkeiten

Ein Reiter weiter findest du die Standard-Tätigkeiten.

Damit du nicht bei jedem Projekt sämtliche «Tätigkeiten» neu eintragen musst, kannst du auch solche, die du oft eingeben wirst, als Standards festlegen.

3.4 Prozesse

Wie weiter oben beschrieben, besteht ein Projekt aus Pendenzen.

Sollten Pendenzen wiederholt dieselben Abläufe haben, also identische Abläufe einzelner Aufgaben, kannst du dafür einen Prozess erstellen.

3.5 Checklisten-Vorlagen

Als letztes kannst du auch für deine künftigen Checklisten Vorlagen erstellen.

Damit sind die allgemeinen Einstellungen bereits erledigt.

Du kannst diese später jederzeit anpassen und ergänzen.

Jetzt geht es weiter mit den Einstellungen für Offerten und Rechnungen.

4. Settings für Offerten und Rechnungen

Klickst du oben rechts wieder auf das Zahnrad, findest du auch den Punkt «Rechnungen/Offerten».

Hier solltest du Folgendes einstellen:

  1. Allgemeines,
  2. Bankangaben,
  3. Standard-Texte,
  4. Vorlagen für Leistungen,
  5. Absender-Adressen,
  6. Gestaltung

4.1 Allgemeines

Unter «Allgemeines» solltest du mindestens hinterlegen, ob du MWST-pflichtig bist und falls ja, die MWST-UID eingeben.

Weiter, empfiehlt sich hier, die standardmässige Zahlungsfrist und die Einheiten/Sorten, die nutzen möchtest, festzulegen.

4.2 Bankangaben

Damit deine Rechnungen mit dem schweizerischen QR-Einzahlungsschein generiert werden können, musst du unter Bankangaben sämtliche Angaben eintragen.

4.3 Standardtexte

Als Nächstes empfiehlt es sich, Standardtexte für diverse Punkte betreffend Offerten und Rechnungen zu hinterlegen. Diese werden dann bei jeder neuen Rechnung und Offerte übernommen.

4.4 Vorlagen für Leistungen/Positionen

Sowohl für Rechnungen, wie auch für Offerten wirst du vermutlich mehrere Positionen eingeben und dabei vielleicht oft gleiche verwenden.

Dafür dienen die Vorlagen für Leistungen/Positionen.

Einmal hinterlegt, kannst du sie bei jeder Rechnung und Offerte reinkopieren.

4.5 Absender-Adressen

Nebst deiner Haupt-Adresse kannst du weitere Absender-Adressen definieren.

Dies ist z.B. nützlich wenn dein Geschäft verschiedene Sparten führt.

Diese Absender-Adressen kannst du dann in Rechnungen und Offerten übernehmen.

4.6 Gestaltung

Unter Gestaltung kannst du auch noch ein paar Anpassungen machen bzgl. der Gestaltung von Rechnungen und Offerten.

Statt des Standard-Briefkopfs kannst du auch ein eigenes Bild dafür hochladen.

5. Settings für die Buchhaltung

Bevor du deine Buchhaltung aufsetzt, musst du ein paar Einstellungen für die Buchhaltung definieren.

Die Möglichkeit dafür findest du ebenfalls, indem du oben rechts auf das Zahnrad klickst und dann auf «Buchhaltung».

Hier legst du folgende Punkte fest:

  1. Kontenplan,
  2. Spezialkonten,
  3. Lohnabrechnung
  4. Vorlagen für Buchungssätze

5.1 Kontenplan

Als Erstes musst du den Kontenplan für deine Buchhaltung festlegen.

Definiere dafür sämtliche Konten, welche du verwenden möchtest.

Übrigens: Wir haben einen kompletten Buchhaltungs-Kurs. Teil 1 der Reihe findest du hier.

Sobald du die Konten definiert hast, kannst du deine Spezialkonten festlegen. Klicke dafür auf den nächsten Reiter.

5.2 Spezialkonten

Unter Spezialkonten solltest du diverse Konten auswählen.

Diese dienen später dafür, dass einige Buchungen automatisch erstellt werden können.

5.3 Lohnabrechnung

Wenn du auch eine Lohnabrechnung brauchst, musst du unter «Lohnabrechnung» einige Konten und Angaben hinterlegen.

5.4 Vorlagen für Buchungssätze

Und auch hier kannst du Vorlagen erstellen, so dass du später die Verbuchungen ganz einfach aus den Vorlagen kopieren kannst.

6. Buchhaltung aufsetzen

Nachdem du die Einstellungen für deine Buchhaltung eingerichtet hast, kannst du deine Buchhaltung aufsetzen.

Dafür brauchst du einmalig eine Startbilanz erstellen. danach kannst du sofort loslegen und deine ersten Buchungssätze erstellen.

6.1 Die Startbilanz erstellen

Lege zuerst fest, ab welchem Datum du starten möchtest.

Aktuell bietet uDesk keine Möglichkeit, die Startbilanz direkt zu hinterlegen. Aber du kannst dies ganz einfach so machen, indem du sämtliche Bilanz-Positionen per 31.12. des vorangehenden Jahres über ein EK-Konto einbuchst.

Solltest du z.B. mit CHF 1'000 auf der Bank starten, dann kannst du dies z.B. über das bereits vorhandene Konto «Jahreserfolg» einbuchen.

Sobald du das mit sämtlichen Positionen gemacht hast, wird sich der Saldo unter Jahreserfolg ausgleichen. (sollte dieser also nicht 0 sein am Folgetag, dann liegt wohl noch ein Fehler vor).

7. Das erste Projekt erstellen

Voilà!

Damit ist dein uDesk eingerichtet und du kannst loslegen.

Jetzt solltest du dein erstes Projekt erstellen.

Klicke dafür im Hauptmenü auf «Projekte» oder oben links auf den Globus und dann auf «Projektübersicht».

Klicke dann in der Projekt-Übersicht auf das grüne Plus neben dem Haupttitel.

Solltest du Fragen oder Wünsche für die Weiterentwicklung der Plattform haben, dann melde dich jederzeit bei uns.

Gutes Business!

Sag Bye Bye zu Word & Excel! Automatisiere deine Rechnungen, Offerten, Buchhaltung und mehr (endlich Zeit für das Wesentliche)

Jetzt uDesk 30 Tage unverbindlch testen