uDesk-Handbuch: Buchhaltung

Bist du auf der Suche nach einem geeigneten Tool für deine Buchhaltung?

Du bist selbstständig oder ein kleines Unternehmen und aus der Schweiz?

Dann solltest du unbedingt unsere Business-Plattform uDesk ausprobieren (kostenlos 30 Tage, 100% ohne lästige Verkaufs-Anrufe).

Denn mit uDesk erledigst du nicht nur deine Buchhaltung spielend einfach, unsere Plattform bietet dir zusätzlich eine Reihe an nützlichen Tools für deinen Business-Alltag.

Aber lass uns fürs Erste unsere Möglichkeit im Bereich Buchhaltung anschauen:

Das Wichtigste in Kürze

Mit uDesk erledigst du deine Buchhaltung. Du brauchst lediglich das Buchungsjournal zu führen, den Rest, also tagesaktuelle Bilanzen und Erfolgsrechnungen (ER) erhältst du jederzeit auf Knopfdruck.

Damit das Buchen schneller geht, kannst du dir Buchungs-Vorlagen erstellen. Damit geht es dann rasend schnell.

Sobald du eine Rechnung von einem Lieferanten oder Leistungserbringer erhältst, gibst du diese ein und die Buchungen werden ebenfalls automatisch gemacht.

Nebst Finanzberichten bestehend aus Bilanz, ER und Buchungsjournal, kannst du deine finanzielle Entwicklung auch als Chart erzeugen.

Buchen

Um eine Buchung zu erfassen, klickst du in der Buchhaltung unter dem Reiter «Buchungen» auf den Plus-Button.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem du folgende Punkte eingeben musst:

  • Datum
  • Text
  • Soll
  • Haben
  • Betrag

Also, nicht mehr und nicht weniger, wie halt solche Buchungen zu erfassen sind.

Buchungs-Vorlagen erstellen

Wie du siehst, findest du in diesem Fenster zuoberst die Möglichkeit, Vorlagen einzufügen.

Dafür musst du allerdings zuerst solche Vorlagen erstellen.

Klicke dafür oben rechts im Dropdown-Menü unter dem Zahnrad auf «Settings Buchhaltung»

Klicke hier auf den Reiter «Vorlage Buchungssätze».

Auch hier kannst du eine neue Vorlage erstellen, indem du auf den Plus-Button neben dem Menü klickst.

Sämtliche Eingaben hier sind optional, abgesehen von der Bezeichnung der Vorlage.

Die vorhandenen Werte werden ab jetzt im Buchungssatz eingefügt, wenn du die entsprechende Vorlage wählst.

Kontenplan erstellen

Bevor es tatsächlich losgeht, musst du allerdings einen Kontenplan erstellen und idealerweise spezielle Konten definieren.

Klicke dafür wiederum oben rechts im Settings-Menü auf «Buchhaltung» und dann auf den Reiter «Kontenplan».

Hier musst du sämtliche Konten erfassen, die du für deine Buchhaltung verwenden möchtest. Du kannst selbstverständlich jederzeit neue Konten dazunehmen.

Hier findest du den vom Bund Kontenrahmenplan für KMU.

(Natürlich übernimmst du nur einen Teil davon 😉)

Jedes Konto braucht eine Bezeichnung, eine eindeutige Konten-Nr. und eine Zuordnung in die Kategorien: Umlaufvermögen, Anlagevermögen, Fremdkapital, Eigenkapital, Aufwand oder Ertrag.

Spezialkonten

Unter dem Reiter «Spezialkonten» legst du – wie der Name bereits aussage – spezielle Konten fest.

  1. Konto Jahreserfolg: Das Differenzkonto für die Bilanz, ist bei der Registrierung bereits erstellt worden.
  2. Konto Zahlungsverkehr: Mit diesem Konto bezahlst du üblicherweise deine Rechnungen und erhältst Einzahlungen von deinen Kundinnen und Kunden.
  3. Konto Forderungen (Debitoren): Das klassische FLL-Konto für offene Guthaben bei deinen Kundinnen und Kunden. Dieses Konto wird verbucht, wenn du Rechnungen versendest.
  4. Ertragskonten Forderungen: Diese Konten (mehrere zur Auswahl) werden als Ertrag verwendet, wenn du Rechnungen versendest. Bei den Rechnungen gibst du an, welche Art von Ertrag mit ihr verbunden ist.
  5. Konto für Verbindlichkeiten: Das klassische VLL-Konto für Rechnungseingänge. Dieses Konto wird gebucht, wenn du einen Rechnungseingang eingibst.
  6. Debitorenverluste (VaF): Wenn du Rechnungen als «ausgefallen» markierst, wird dieses Konto für die Buchung verwendet. (Wir drücken die Daumen, dass du es nie verwenden musst!)

Rechnungseingang

Wieder zurück im Menüpunkt «Buchhaltung» kannst du unter dem Reiter «Rechnungseingang» erhaltene Rechnungen notieren.

Klicke dafür auf den Plus-Button neben dem Titel:

Hier musst du folgende Eingaben erfassen:

  1. Kreditor: Name/Firma des Rechnungsstellers (wird gebraucht für den Buchungstext und für die Übersicht)
  2. Konto Soll: Das passende Aufwandskonto
  3. Betrag: Der Rechnungsbetrag
  4. Rechnung erhalten: Das Datum der Rechnung
  5. Zahlbar bis: Bis wann die Rechnung bezahlt sein muss.

Nice to know:

  • Sofern du das Spezialkonto Verbindlichkeiten hinterlegt hast, wird der Rechnungseingang automatisch verbucht.
  • Du wirst über die Benachrichtigungen an die Rechnung erinnert, solltest du sie nicht rechtzeitig als «bezahlt» markiert haben.

Rechnungseingänge als bezahlt markieren

In der Übersicht findest du jetzt den erfassten Rechnungseingang:

Unter «Optionen» kannst du die Rechnungseingänge jederzeit editieren, löschen und als bezahlt markieren. Für letzteres klickst du auf das grüne Häkchen.

👉 Die Buchungssätze werden stets mit angepasst.

Die Bilanz

Mit Klick auf den Reiter «Bilanz» kannst du dir für jedes beliebige Datum eine Bilanz erstellen lassen.

Cool nicht?

Die Erfolgsrechnung (ER)

Auch eine Erfolgsrechnung kannst du dir für jede beliebige Zeitperiode erstellen lassen. Jahresrechnungen, Quartals- und Monatsberichte sind so ganz easy erstellt.

Bei der ER kannst du sämtliche Positionen mit Saldo CHF 0.00 ausblenden. Die entsprechende Checkbox findest du gleich unterhalb der Datumsauswahl.

Charts

Unter Charts kannst du dir verschiedene Umsatzentwicklungen optisch darstellen lassen.

Die Charts kannst du übrigens mit Rechtsklick auf den Chart als Bild kopieren.

Finanzberichte

Last but not Least, kannst du dir praktischerweise ganze Finanzberichte erstellen lassen. 

Als PDF.

Klicke dafür oben rechts auf «Finanzbericht».

In einem Zwischenfenster wählst du nun, für welche Zeitperiode du den Bericht erstellen möchtest und welche Teile (Bilanz, ER und Journal) erzeugt werden sollen.

Klingt nach dem, was du gesucht hast?


Dann solltest du uDesk jetzt unverbindlich 30 Tage kostenlos testen.