uDesk-Handbuch: Agenda

Du bist auf der Suche nach einer Business-Agenda und hast grundsätzlich keine Lust, deine wichtigen und privaten Termine mit einem Datenriesen aus aller Welt zu teilen?

Hier kommt die Alternative:

uDesk ist eine Plattform, gemacht für die Bedürfnisse von Selbstständigen und KMU aus der Schweiz.

Nebst vielen weiteren nützlichen Features, wie Stundenerfassung, ToDo-Listen, Offerten und Rechnungen, stellen wir auch eine Agenda zur Verfügung.

Das Wichtigste in Kürze

In der Agenda von uDesk kannst du das machen, was du sonst in den meisten üblichen Agenden machen kannst: Termine festhalten und sie in einer Wochenübersicht darstellen.

Du kannst einzelne Termine und Termine-Serien erfassen.

Für deine Organisation kannst du unter allgemeinen Settings eine Wochenplanung hinterlegen. Bei dieser legst du fest, welcher Art von Projekten du grundsätzlich während der Woche nachgehst. Diese wird in der Agenda ebenfalls dargestellt.

Die Agenda

In der Agenda findest du nebst deinen Terminen auch die Erinnerungen, die du gesetzt hast.

Termine erstellen und löschen

Um einen neuen Termin zu erstellen, klickst du entweder auf den Plus-Button neben dem Titel oder ziehst mit gehaltener Maustaste in der Agenda über den gewünschten Zeitpunkt.


Variante 1: Neuer Termin über Plus-Button

Variante 2: Neuer Termin direkt in der Agenda

Unabhängig von der Variante öffnet sich das Fenster «Termine erstellen/editieren».

Folgende Eingaben kannst/musst du machen:

  1. Titel
  2. Datum
  3. Zeit, eine Startzeit, eine Endzeit
  4. Optional: Ort
  5. Farbe, die Projektfarben kannst du mit einem Klick übernehmen
  6. Terminserie: möchtest du einen einzelnen Termin oder eine Serie erfassen.

Termin-Serien

Wenn du die Checkbox «Termin-Serie anklickst», kannst du mehrere Termine gleichzeitig erfassen, wobei der Titel, Ort, Farbe und die Zeiten übernommen werden.

Zusätzlich musst du hier erfassen, in welchem Rhythmus, z.B. alle 2 Wochen, die Termine stattfinden und wann der letzte Termin ist.

Arbeitszeiten in der Agenda

Nebst den Terminen und Erinnerungen kannst du auch die Arbeitszeiten in der Agenda einblenden.

Klicke dafür oben rechts auf die Switcher «Arbeitszeit».

Um die Arbeitszeiten besser zu sehen, kannst du gleich daneben die Agendaeinträge ein- und ausblenden.

Agenda-Hintergrund

Vielleicht möchtest du in deiner Selbstständigkeit gewisse Zeiten für bestimmte Aktivitäten reservieren.

Hier unterstützt dich die Agenda von uDesk, indem du einen Wochen-Hintergrund gestalten kannst.

In den allgemeinen Settings findest du die Möglichkeit «Wochenplanung». Die allgemeinen Settings findest du, wenn du oben rechts im Dropdown-Menü unter dem Zahnrad auf «Allgemeines» klickst.

Unter «Agenda: Wochenplanung» kannst du deine Tätigkeiten planen.

Mit Klick auf den Plus-Button erstellst du einen neuen «Wochenbackground».

  • Geplante Tätigkeit: Bezeichnung für die Anzeige
  • Wochentage: Mo-So, welche Tage dürfen es sein?
  • Von/Bis: Um welche Uhrzeit
  • Projekt-Gruppen: Diese musst du zuerst erstellen. Die Projekte kannst du anschliessend den Projektgruppen zuordnen.

Sobald du einen Wochenbackground speicherst hat dies zwei Auswirkungen:

  1. Er wird in der Agenda als Background angezeigt, dies soll dir bei der Planung helfen.
  2. Falls du dich gerade in einem Background-Zeitfenster befindest, werden im Dashboard defaultmässig diejenigen Projekte angezeigt, welche gerade gemäss deiner geplanten Tätigkeit zu bearbeiten sind.

Könnte für dich eine spannende Option sein?


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