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Komplettkurs Buchhaltung für Selbstständige: Teil 1.5. - Buchungssätze

Was genau sind Buchungssätze?

In diesem Teil unseres Komplett-Kurses «Buchhaltung für Selbstständige in der Schweiz» wirst du es erfahren.

Solltest du ganz frisch sein, sei dir geraten, beim 1. Teil zu starten. Du solltest für diesen Teil zumindest wissen, was man in der Buchhaltung unter dem Begriff «T-Konto» versteht.

Übersicht über das Bisherige

Was wir bereits behandelt haben:

Teil 1.1 - Das T-Konto
In diesem Teil haben wir den Aufbau und die Eigenschaften von Buchhaltungs-Konten behandelt.

Teil 1.2 - Aktiv-Konten
In diesem Teil haben wir uns mit den Aktiv-Konten befasst. Aktivkonten sind Vermögenskonten, sie haben die Zunahmen im Soll (links) und die Abnahmen im Haben (rechts).

Teil 1.3 - Passiv-Konten
Als Nächstes haben wir die Passiv-Konten behandelt. Passivkonten zeigen die Verbindlichkeiten (Schulden eines Unternehmens) und haben die Zunahmen im Haben (rechts) und die Abnahmen im Soll (links).

Teil 1.4 - Die Bilanz
Die Bilanz ist eine Zusammenfassung aller Vermögenswerte (Aktiven) und Verbindlichkeiten (Passiven). Sie wird zu einem festgelegten Zeitpunkt erstellt (oft am Ende des Jahres).

System der doppelten Buchhaltung

Sicherlich hast du auch schon davon gehört, dass man gängig von doppelter Buchhaltung spricht. Aber was genau ist damit gemeint? Im Grunde ist es ganz einfach.

In einer einfachen Buchhaltung notierst du dir lediglich alle Ausgaben und alle Einnahmen, jeweils einmal, je nachdem, was es eben ist. Bei einer doppelten Buchhaltung dagegen ist es so, dass bei jedem finanziellen Vorgang zwei Konten betroffen sind. Immer.

Also immer, wenn etwas Finanzielles vor sich geht in einer Firma, dann sind immer zwei Konten betroffen. Diese Methode sorgt für Genauigkeit und hilft, Fehler zu vermeiden. So behältst du stets den Überblick über alle finanziellen Aktivitäten.

Nehmen wir als einfaches Beispiel: Du kaufst einen neuen PC für CHF 3'000.

Welche beiden Konten sind jetzt davon betroffen?

  1. Nehmen wir an, du bezahlst diesen PC mit deinem Bankkonto. In diesem Fall hast du im Anschluss weniger Geld darauf. Du musst also dein Konto «Bankguthaben» um CHF 3'000 reduzieren.
  2. Aber auch ein anderes Konto ist betroffen: nämlich das Konto «Büromaschinen». Unter Büromaschinen notierst du in deiner Buchhaltung sämtliche elektronischen Geräte, die deinem Unternehmen gehören. Weil du nach dem Kauf über einen zusätzlichen PC verfügst, wächst das Konto «Büromaschinen» um CHF 3'000.

(Natürlich wird der Wert der Büromaschinen bald abnehmen, dazu später mehr im Kapitel «Abschreibungen»)

Buchungssätze

Jeder finanzielle Vorgang betrifft exakt zwei Konten. Dadurch lassen sich Vorgänge standardisiert ausdrücken. Genau das nennt man Buchungssätze.

Buchungssätze haben immer denselben Aufbau. So bleibt die Übersicht im Finanzwesen erhalten. Genauigkeit ist dabei entscheidend.

Aufbaue eines Buchungssatzes

Bei einem Buchungssatz nennst du zuerst das Konto mit einem Eintrag im Soll. Zur Erinnerung: Das Soll steht auf der linken Seite. Danach folgt das Konto mit einem Eintrag im Haben, welches sich auf der rechten Seite befindet.

Als drittes Element gibst du den Betrag an. So entsteht der standardmässige Aufbau eines Buchungssatzes:

[Konto Soll] an [Konto Haben] [Betrag]

Zwischen den beiden Konten fügst du das Wort «an» ein.

Am Anfang wird dich das «an» vermutlich verwirren, denn es hat tatsächlich keine Bedeutung. Auch nicht diese, welche es gemäss Wortlaut haben könnte. Tipp: Ignoriere die wortwörtliche Bedeutung und setze es jeweils ohne nachzudenken dazwischen.

Denn z.B. Bank an Kasse CHF 200.- bedeutet eben gerade NICHT, dass von Bank an Kasse gebucht wird, sondern gerade umgekehrt! Denn in diesem Beispiel ist das Konto Bank als Soll-Konto aufgeführt und das wiederum bedeutet, dass es (als Aktiv-Konto) eine Zunahme erfährt, wobei gleichzeitig das Konto Kasse (als Aktiv-Konto mit Haben-Eintrag) eine Minderung erfährt.

Ein Beispiel für einen Buchungssatz

Nehmen wir das Beispiel von oben mit dem PC-Kauf.

In der oben eingefügten Grafik siehst du, dass der Kauf des PCs Folgendes bewirkt:

  1. Wir haben unter Büromaschinen eine Buchung im Soll.
  2. Wir haben unter Bank eine Buchung im Haben.
  3. Der Betrag beträgt CHF 3’000.

Diese 3 Erkenntnisse brauchst nun lediglich in die Vorlage für Buchungssätze einzufügen und voilà, du hast deinen ersten Buchungssatz:

Aus:
[Konto Soll] an [Konto Haben] [Betrag]

Wird:
Büromaschinen an Bank CHF 3'000

Das Buchungsjournal

Sämtliche Buchungen hältst du in einem sogenannten Buchungsjournal fest. Genau das bedeutet Buchhaltung im Alltag.

Die Details eines Buchungsjournals verschieben wir auf den nächsten Teil dieser Serie.

Zum Abschluss wollen wir die vier möglichen Buchungssatzarten innerhalb der Bilanz anschauen. Sie umfassen Eingaben, Ausgaben, Aktiva und Passiva.

Verbuchungen innerhalb der Bilanz

In der Bilanz gibt es zwei Kontenarten: Aktivkonten und Passivkonten. Diese ermöglichen vier Buchungskombinationen. Dabei handelt es sich um: 

  1. Aktivtausch, (Aktivkonto an Aktivkonto)
  2. Passivtausch, (Passivkonto an Passivkonto)
  3. Kapitalbeschaffung, (Aktivkonto an Passivkonto)
  4. Kapitalrückzahlung, (Passivkonto an Aktivkonto)

Zum Abschluss wollen wir die Auswirkungen dieser Bilanz-Verbuchung auf die Bilanz betrachten.

1. Aktiv-Tausch (Aktivkonto an Aktivkonto)

Beim Aktivtausch werden Vermögenswerte ausgetauscht.

Die Bilanz-Summe, also die Summe aller Aktiven ändert sich nicht.

Typische Beispiele:

  • Bankbezug
  • Kauf von Büromaschinen

2. Passiv-Tausch (Passivkonto an Passivkonto)

Beim Passiv-Tausch werden Schulden ausgetauscht.

Auch hier ändert sich die Bilanzsumme, also die Summe aller Passiven nicht.

Typische Beispiele:

  • Schulden werden umgewandelt
  • Darlehen wird in Eigenkapital umgewandelt

3. Kapital-Beschaffung (Aktivkonto an Passivkonto)

Bei der Kapital-Beschaffung bucht man ein Aktiv-Konto im Soll und ein Passiv-Konto im Haben.

Somit verzeichnen beide Konten eine Zunahme, denn die «Aktivkonten» haben die Zunahme ja im Soll, während bei «Passivkonten» die Zunahmen im Haben sind.

Wie du siehst, ändert sich hier die Bilanzsumme. Sie wird grösser.

Typische Beispiele für Kapitalbeschaffungen:

  • Kauf von Lieferungen und Leistungen auf Kredit,
  • Kapitalerhöhungen

4. Kapital-Rückzahlung (Passivkonto an Aktivkonto)

Bei der Kapital-Rückzahlung verbucht man genau umgekehrt, wie bei der Kapital-Beschaffung. Ein Passivkonto an Aktivkonto. Beide Konten verzeichnen hier eine Abnahme und somit wird auch die Bilanzsumme kleiner.

Typische Beispiele für Kapital-Rückzahlungen sind:

  • Bezahlung einer erhaltenen Rechnung aus Lieferungen und Leistungen,
  • Rückzahlung eines (passiven) Darlehens

Vielleicht fragst du dich jetzt, welchen Stellenwert diese vier Verbuchungen innerhalb der Bilanz haben.

Nun, rein mathematisch, keinen. Auch buchhalterisch ist die Bedeutung eher darin zu suchen, sich der Vorgänge und den Zusammenhängen zwischen Buchungssätzen und der Bilanz bewusst zu werden. Mitnehmen solltest du vor allem die Begriffe (Aktivtausch etc.), welche regelmässig gebraucht werden. Wenn jemand von einer «Kapital-Beschaffung» spricht, sollte dir klar sein, worum es geht.

Viel wichtiger ist aber, dass dir ab jetzt klar ist, was Buchungssätze sind.

Solche sind das Fundament der Buchhaltung-Lösung von uDesk. Das Coole ist, du brauchst tatsächlich nur die Buchungssätze, also das Buchungs-Journal zu führen. Ausrechnen, Bilanzen und Erfolgsrechnungen erstellst du anschliessend auf Knopfdruck.

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