Komplettkurs Buchhaltung für Selbstständige: Teil 1.6. - Das Buchungsjournal

Dies ist der 6. Teil unseres Komplettkurses «Buchhaltung für Selbstständige».

In diesem Teil möchten wir ganz kurz erklären, was ein Buchungsjournal ist. Man könnte diesen Teil quasi als kleinen Exkurs bezeichnen.

Tatsächlich ist das Buchungsjournal das tägliche Handwerk eines/r Buchhalters/in.

Was ist ein Buchungsjournal

Das Buchungsjournal hält die finanzielle Aktivität eines Unternehmens fest. Es listet alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge auf. In der Regel führt man die Buchungsjournale pro Geschäftsjahr.

Es bildet sämtliche finanzielle Vorgänge eines Unternehmens ab und sorgt dafür, dass man den finanziellen Verlauf jederzeit nachvollziehen kann.


Inhalte eines Buchungsjournal

Das Buchungsjournal hält für die finanziellen Vorgänge fest:

  • Das Datum
  • Einen erklärenden Text
  • Den Buchungssatz mit Soll-Konto, Haben-Konto und Betrag
  • Eine (fortlaufende) Buchungs-Nr.
  • Verweis auf den Belegt

Rechtliche Rahmenbedingungen

Das Buchungsjournal muss nach klaren Vorgaben geführt werden. Rechnungsbelege sind ordentlich aufzubewahren.

Geschäftsbücher und Belege müssen so gelagert werden, dass Berechtigte sie schnell einsehen und prüfen können. Dies schreibt die Schweizer Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), vor. Artikel 958f des Obligationenrechts verlangt, dass diese Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Jede Buchung muss vollständig, chronologisch und korrekt erfasst werden. Nur so bleibt ersichtlich, wann und warum eine Buchung erfolgte. Änderungen im Journal müssen nachvollziehbar sein, ähnlich einem Kassenbuch. Fehlerhafte Buchungen dürfen nicht gelöscht werden, sondern müssen für Dritte nachvollziehbar überarbeitet werden. 

Mit uDesk ist diese Voraussetzung gewährleistet. In unserer Buchhaltung wird jede Version einer Buchung chronologisch gespeichert und kann jederzeit abgerufen werden.

Als Selbstständiger bzw. KMU bist du verpflichtet, das Journal zeitnah zu aktualisieren. Dies dient der periodengerechten, buchhalterischen Bearbeitung. Relevante Informationen müssen stets aktuell und einsehbar sein.

Ein Beleg

Es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.

Aus diesem Grund solltest du als Selbständige/r alle Quittungen und erhaltene Rechnungen stets aufbewahren und in einem Ordner ablegen.

Am einfachsten geht das wie folgt:

  • Auf erhaltene Rechnungen schreibst du die Buchungs-Nr.
  • Quittungen, wie Kassen-Belege klebst du auf eine leere Seite, notierst die Buchungs-Nr. und machst am besten noch einen Scan.

In ganz klassischer Form kannst du noch einen sogenannten Kontierungsstempel benutzen.

Der Kontierungsstempel

Ein Kontierungsstempel ist ein Stempel, mit welchem du eine kleine Buchungs-Vorlage auf die Belege stempeln kannst.

Anschliessend trägst du je nach Stempel die wichtigsten Informationen über die Verbuchung ein, z. B.

  • Beträge
  • Konto Soll
  • Buchungs-Datum
  • Beleg-Nr.

Regelmässig wird ein Visum vorbereitet, um damit ein Vier-Augen-Prinzip zu gewährleisten.

So führst du mit uDesk dein Buchungsjournal

Unsere Plattform uDesk hilft dir unter vielem anderen auch bei der Buchhaltung.

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