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Die Bestandteile einer rechtlich korrekten Rechnung (Schweiz)

So stellst du sicher, dass deine Rechnungen immer korrekt und rechtssicher sind. Vermeide unnötige Verzögerungen und Ärger mit unseren klaren und einfachen Tipps. Deinen Zahlungseingängen steht somit nichts mehr im Wege – lass uns direkt loslegen!

Disclaimer: Dieser Text ist keine juristische Beratung. Jede Haftung wird abgelehnt.

Warum ist eine rechtlich korrekte Rechnung wichtig?

Rechnungen sind nicht nur für dich wichtig. Sie sind auch für deine Kunden wichtig. Eine korrekte Rechnung schützt dich vor unerwünschten Folgen.

Ausserdem sorgt sie für Klarheit und dient nötigenfalls als Beweismittel.

Obligatorische Angaben

Eine Rechnung ist in seiner Gestaltung grundsätzlich frei und kann verschiedene Angaben haben. Teilweise sind sie rechtlich aber vorgeschrieben und müssen immer aufgeführt sein. Fehlende Informationen können somit zu Problemen führen.

Obligatorische Angaben lassen sich aus dem Obligationenrecht (OR), sowie dem MWST-Gesetz herleiten.

1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers

Der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers müssen immer auf der Rechnung stehen. Das heisst, du musst deinen vollständigen Namen oder den Namen deiner Firma angeben. 

Auch die vollständige Adresse darf nicht fehlen. Dies entspricht deiner Postanschrift. Du musst sicherstellen, dass du an diese Adresse versendete Briefe empfangen kannst.

2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

Name und Anschrift des Empfängers sind fast immer obligatorisch. Ausnahmen bilden lediglich Kassenzettel mit Summen unter CHF 400.-.

Gehe am besten auf Nummer sicher und notiere diese Angaben immer. Mit uDesk ist dies mit wenigen Klicks erledigt.

3. Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Waren

Die Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Waren sollte präzise und eindeutig sein, um Missverständnisse oder Unklarheiten zu vermeiden.

4. Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum gibt den Tag an, an dem die Rechnung gestellt wird. Es ist essenziell für die Bestimmung der Zahlungsfrist und die steuerliche Erfassung.

5. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Diese Angabe ist obligatorisch, sofern der Zeitpunkt nicht mit dem Rechnungsdatum überein stimmt.

6. Der fällige Rechnungsbetrag

Logisch, der Rechnungsempfänger muss schliesslich wissen, was er zu überweisen hat.

Sobald du CHF 100'000 Umsatz pro Jahr erzielst, bist du in der Schweiz MWST-pflichtig. Du solltest dich dann früh genug bei den Behören als MWST-pflichtig melden. DU bekommst eine MWST-Nr. und damit gehören folgende zusätzlichen Angaben auf die Rechnung:

Zusätzliche Angaben, sofern dein Unternehmen MWST-pflichtig ist.

7. MWST-Nr.

Besagte MWST-Nr. muss nun zwingend auf die Rechnung.

8. Übersicht über Nettobeträge nach Steuersatz-Kategorien

Der Nettobetrag stellt den reinen Betrag der Leistung oder Ware ohne Mehrwertsteuer dar.

Für sämtliche Positionen in deiner Rechnung musst du die Leistung oder Ware klassifizieren, also ausweisen, ob sie bzgl. Mehrwertsteuer mit dem Normalsatz, dem reduzierten oder dem Spezialsatz für Hotellerie verrechnet wird.

Dies ist notwendig, um Transparenz für den Rechnungsempfänger und die Steuerbehörden zu gewährleisten.

9. Betrag der Mehrwertsteuer

Der Betrag der Mehrwertsteuer muss auf der Rechnung klar und deutlich ausgewiesen sein. Dabei musst du ebenfalls die Beträge nach Steuersätzen ausweisen.

Zusätzlich zu den obligatorischen Angaben kannst du freiwillige Angaben auf deiner Rechnung machen.

Das hilft oft, die Geschäftsbeziehung zu verbessern und Missverständnisse zu vermeiden.

Einfache Infos wie Rabatte oder eine fortlaufende Nummer können schon ausreichen.

Freiwillige Angaben

10. Zahlungsfrist

Die Angabe einer Zahlungsfrist ist freiwillig. Eine Zahlungsfrist kann daher als guter Wille verstanden werden. Denn sollte die Angabe fehlen, gilt der Rechnungsbetrag sofort nach Erhalt als fällig.


11. Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine fortlaufende Rechnungsnummer hilft sowohl dir selbst, wie auch deinen Kunden bei der Handhabung und der Übersicht der Rechnungen.

Sie hilft bei der internen und externen Kontrolle und erleichtert die Buchführung.

12. Skonti und Rabatte

Skonti und Rabatte sind freiwillige Angaben auf einer Rechnung. Sie bieten dem Empfänger Preisnachlässe bei frühzeitiger Zahlung oder grösseren Bestellungen.

Diese Angaben sollten klar und eindeutig formuliert sein. So vermeidest du Missverständnisse.

13. Unterschrift

Die Unterschrift, insbesondere die elektronische Variante, dient in erster Linie der Beweisführung.

Sie ist daher in den meisten Fällen nicht notwendig und kann gut weggelassen werden.

Allerdings stellt sie eine Art Würdigung dar und kann in Verbindung mit einer Verdankung zu positiver Geschäftsbeziehung beitragen.

Fazit

Eine korrekte Rechnung schützt dich vor Problemen. Stelle sicher, dass die obligatorischen Angaben vorhanden sind und vergiss nicht, auch die freiwilligen Angaben können hilfreich sein.

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